第一章 总 则
第一条 为了加强河海大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《河海大学档案管理办法》和《基金会管理条例》，并结合《河海大学基金会管理章程》，特制订本办法。
第二条 基金会档案工作在业务上由河海大学档案馆负责指导、监督和检查。
第二章 档案管理职责、要求、范围
第三条 基金会的档案由基金会办公室备案登记、收集、和整理，秘书长检查、指导。每年按照学校要求统一存档，并移交河海大学档案档案馆。
第四条 归档的文件材料要求完整、准确，及时分类整理、立卷。归档材料应按年限妥善管理，不得丢失或损毁。
第五条 年度结束后，当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅，一年后三月底以前全部分类归档入库。其他档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。
第六条 基金会的归档材料主要有：
（1）登记材料或变更材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；
（2）年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；
（3）会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料；基金会捐赠项目材料、各类基金项目材料；
（4）相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；
（5）基金会日常管理材料，包括工作计划、总结，请示、批复、理事会议材料、年度报告等相关文件等；
（6）基金会各类重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第七条 电子文档由个人保存，每当活动结束，集中交由基金办公室，由基金电子存档。根据工作内容，电子文档按照项目及内容分别建立文件夹，逐层保存，文件夹及文档名称要清晰规范。
第三章 档案查询、借阅、归还
第八条 所有借阅人员要严格按照河海大学档案工作程序和要求进行借阅。严格执行保密制度。
第九条 借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。对本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：
（1）本基金会人员因公查阅本基金会归档档案，需经过档案管理人员说明事由，方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单，并签字。借用完毕及时归还。
（2）非基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关单位批准并经基金会主管领导同意方可查阅。
（3）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会领导或校领导批准并备案。
第十条 档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报依法处理。
第四章 附则
第十一条 本办法经河海大学教育基金会办公会审议通过并开始实行。
第十二条 本办法由河海大学教育基金会办公室负责解释。